Themengebiet: E-Government

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist E-Government und was sind die Vorteile?

E-Government umfasst mehr als bloße Datenverarbeitung oder Bürokommunikation oder allgemein den Einsatz neuer Techniken. E-Government meint aber auch mehr als die Neugestaltung interner Verwaltungsprozesse mit Hilfe dieser Techniken. Vielmehr müssen diese Prozesse über die Grenzen der Amtsmauern hinaus effizient, durchgängig und medienbruchfrei modelliert werden. Es wäre auch zu wenig, nur die Internet-Homepage neu zu gestalten und den Bürgerservice durch das Angebot von elektronischen Formularen zu verbessern. Auch die Einführung der elektronischen Signatur ist nur ein Teil des umfassenden Themenfeldes.

Vorteile:

- Kosten und Zeitersparnis (mittelfristig)

- Beschleunigung v.a. von Verfahren, bei denen mehrere Behörden beteiligt sind

- Besserer Bürgerservice, da zu jeder Zeit Zugang zu Dienstleistungen besteht und Informationen zu Verfahren bzw. Verfahrensstand abgerufen werden können

- Einmalige Datenerfassung und dann weitgehend papierloser Datenfluss
 

2. Brauchen wir E-Government überhaupt - will der Bürger E-Government?

Umfragen haben gezeigt, dass die Nutzung von Verwaltungsleistungen über das Internet, unabhängig von Behördenöffnungszeiten für 50 % der Bürger sehr wichtig ist. Da schon in vielen Haushalten PC und Internetzugang selbstverständlich sind, ist bereits jetzt eine rege Nutzung zu erwarten, wenn die Bedienung einfach und zeitsparend ist.

3. Wie kann der Bürger künftig Verwaltungsdienstleistungen abrufen?

Die Vernetzung von Landratsamt und Gemeinden zu kommunalen Behördennetzen ermöglicht die Einrichtung von  Bürgerbüros bei den Gemeindeverwaltungen. Von dort aus können Bürger Dienstleistungen des Landratsamtes, der Gemeinde, aber auch z. B. der VHS oder anderer Behörden in Stadt u. Landkreises abrufen. Dazu ist die personelle Unterstützung durch ausgebildetes Personal der Gemeinde-verwaltung möglich.

Schritt1: Bürger holt sich Informationen zum Verfahren (Verfahrensablauf, Dauer, Kosten, erforderliche Unterlagen) und zum Ansprechpartner über den Behörden-wegweiser

Schritt 2: Bürger stellt den Antrag über den PC mit Online-Formularen und kann Anlagen über Scanner dem Antrag hinzufügen und per Mail  automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter versenden

4. Welche Probleme sind zu erwarten, wenn Kommunen und Landkreise bzgl. E-Government nicht zusammenarbeiten?

Die Bürger möchten möglichst alle Informationen der Verwaltung schnell, einfach und zentral an einer Stelle abrufen können. Dabei wird die Gemeinde als Vor-Ort-Verwaltung erste Anlaufstelle sein. Findet eine Zusammenarbeit mit dem Landratsamt bzw. den anderen Kommunen nicht statt, so erfolgt der erste Bruch bereits bei der Weitergabe der Daten. Da der Bürger die Verwaltung als großen Komplex ansieht, ist es für ihn unerheblich wo er seine Dienstleistung bekommt, Hauptsache schnell und unkompliziert. Da es sehr oft vorkommt, dass Anträge in der Gemeinde gestellt werden, die Bearbeitung aber bei Landratsamt oder anderen übergeordneten Behörden erfolgt, ist ein durchgängiger Behördenwegweiser, ein intelligentes Formularsystem und eine Vernetzung der verschiedenen Software-produkte der Gemeinden mit den Programmen der übergeordneten Behörden unabdingbar für einen guten und zukunftsfähigen Bürgerservice.

6. Was muss man bei der Beschaffung neuer Software als Gemeinde beachten?

Häufig läuft Softwarebeschaffung bei Gemeinden so ab, dass verschiedene Vertreter von Firmen ihre Produkte vorstellen und je nach Bedarf diese Produkte auch schnell gekauft werden. Oft wird nur eine Vorführung gemacht, bei der alles wunderbar funktioniert. Viele Gemeinden verzichten auf eine Teststellung, d.h. eine Installation und Test der Software vor Ort. Wird dann noch mit kräftigen Rabatten geworben, ist oft vorschnell eine Kaufentscheidung gefasst. Wartungskosten, Updatekosten, Kosten für Anbindung an andere Verfahren, Schulung der Mitarbeiter, usw. werden teilweise extra berechnet, so dass manche Software bei genauer Berechnung unter dem Strich erheblich teuer wird. Weitere Schwierigkeiten ergeben sich, wenn Firmen vom Markt verschwinden und/oder ihre Produkte einstellen. Eine Übernahme der Daten in andere Verfahren ist zeit - und kostenaufwändig und im Vergleich zur Datenqualität ist eine Neuerfassung oft die bessere Alternative.

In den nächsten Jahren beginnt in der Verwaltung der Prozess der Digitalisierung der externen Verwaltungsabläufe, also der Vorgänge die der Bürger "hautnah" mitbekommt. Spätestens hier werden Kommunen und Landkreise Zeit und Geld sparen, die sich in Kommunalen Behördennetzen organisiert haben und möglichst homogene Softwarestrukturen (nicht zwangsläufig von ein und demselben Hersteller!) schaffen bzw. geschaffen haben.

Da viele Firmen bemerkt haben, dass im Bereich  der öffentlichen Verwaltung enorme Umsätze im Bereich EDV/E-Government möglich sind, gibt es eine vor Jahren noch nicht denkbare Vielzahl von Firmen und Produkten, so dass eine Übersicht und Bewertung ohne qualifiziertes EDV- und Verwaltungspersonal nahezu nicht mehr möglich ist.

Deshalb ist eine Besprechung, v.a. mit den Fachstellen übergeordneter Behörden dringend anzuraten, damit man nicht auf das "falsche Pferd setzt" und Kosten und Arbeitszeit verliert.

7. Welche Modelle der Zusammenarbeit im Bereich EDV/E-Government gibt es?

Unter den verschiedenen Möglichkeiten werden 2 Beispiele dargestellt

1. Organisation von Gemeinden in einem Zweckverband

2. Organisation von Gemeinden in einem Kommunalen Behördennetz mit dem Landratsamt als LSC (Landkreis Service Center)

8. Wann kann mit einer digitalen Signatur und einem papierfreien Bürgerservice gerechnet werden?

Diese Fragen können zwar derzeit noch nicht abschließend behandelt werden. Die Abbildung von Verwaltungsprozessen ist ein enormer Arbeitsaufwand und wird auch in Zukunft wegen Gesetzänderungen nicht weniger. Eine digitale Signatur wäre technisch bereits möglich. Da sich aber noch kein Standard herauskristallisiert hat und eventuell Investitionen durch den Bürger bevorstehen (Chip-Kartenleser, digitaler Fingerabdruckscanner) wird eine kurzfristige Einführung auch in der Verwaltung nicht möglich sein.

Arbeitshilfen

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Fazit

Heute zweifelt  kaum noch jemand am Siegeszug der EDV im Bereich der Verwaltung. Die Nutzung der EDV als Kommunikationsmedium Bürger - Verwaltung wird mit den "neuen Nutzern" (Kinder, Jugendliche), die selbstverständlich mit dem Internet aufwachsen, in den nächsten Jahren enorm zunehmen.

Da  die technischen und kostenmäßigen Anforderungen schon heute sehr hoch sind, ist eine enge Zusammenarbeit der Behörden im Bereich EDV unabdingbar.